События, Информационные технологии, LiveJournal cr_it - архив

17 января 2010, 04:48 (5454 дня назад, №8780)Организация Chaos Constructions: О нереализованном - организаторы

Каждый раз, когда мы планировали наши ежегодные компьютерные фестивали - сначала ENLiGHT, а затем Chaos Constructions, существовало огромное количество идей и планов, которые могли бы сделать их организацию более эффективной. Однако, по разным причинам (нехватка денег, людей, оборудования, времени, опыта и т.д.) очень многое не удалось до конца воплотить в жизнь. Думаю, имеет смысл об этом рассказать.

Начну с того, каких организаторов нам обычно не хватало:

Сборщик информации - очень важная задача, состоящая в том, чтобы непрерывно обходить организаторов различных направлений, участников и организаторов конкурсов, посетителей, участников выставки, постоянно задавая им один и тот же вопрос - "какие есть проблемы?". Необходимо регулярно и аккуратно доводить полученную информацию до сведения тех организаторов, кто эти проблемы может решить. Он ни в коем случае не должен пытаться решать эти проблемы сам и не должен отслеживать их решение (если при очередном обходе ему сообщили о той же проблеме, его задача - просто еще раз сообщить тоже самое).

Эта должность не может совмещаться с другими (даже кратковременно). Данный организатор должен всё своё рабочее время заниматься только сбором и передачей информации.

Завхоз - ответственный за приём, складирование и выдачу закупаемого, арендуемого и привозимого на фестиваль (в последние дни его подготовки) оборудования и материалов. Он не должен заниматься непосредственно закупками, арендой и транспортировкой. За недели до начала фестиваля ему необходимо начать составлять список всех вещей, которые потребуются, с указанием источника (конечно, с помощью других организаторов). Затем, и это самое важное, в дни перед фестивалем и на самом фестивале он должен постоянно находиться на месте и следить за тем, чтобы всё необходимое было доставлено (поддерживать связь с источниками, быть в курсе времени доставки, возникающих проблем). Когда вещи доставляются, отмечать их в списке, вплоть до таких "мелочей", как количество мотков скотча или коннекторов для витой пары.

Соответственно, он должен отвечать на вопросы о наличии той или иной вещи, а если её нет, знать, кому нужно сказать или позвонить, чтобы вещь закуплена и доставлена.

После окончания фестиваля он должен отвечать на вопросы, кому принадлежит та или иная вещь, с тем, чтобы ничего не было потеряно или оставлено, а транспорт использовался эффективно.

Эта должность также не может совмещаться с другими.

Координатор сисадминов - необходимая, но очень сложная должность (до сих пор кандидатам не удавалось с ней справиться). Помимо очень хороших руководящих способностей, от человека требуется умение разбираться в том, насколько предлагаемые варианты решения возникающих задач реалистичны и насколько они соответствуют цели и имеющимся возможностям/оборудованию. При этом желательно, чтобы сам кандидат не являлся сисадмином.

Координатор транспорта - заранее, за недели до начала фестиваля, начинает составлять список мест и грузов которые нужно будет вести на фестиваль и людей с машинами, которые смогут грузы перевезти. Необходимо будет учитывать промежуток времени вывоза техники из каждой точки и время, когда эта техника уже будет нужна на фестивале. Основываясь на этих данных (с учётом пробок и вместимости каждого автомобиля), составить и постоянно корректировать маршруты для каждой из машин, решать проблемы в случаях, когда кто-либо из водителей отказался, задействовать новых и т.д. Важно заранее согласовать транспорт и маршруты для вывоза техники, т.к. вывоз должен быть осуществлён значительно быстрее, чем завоз.

Эта должность может совмещаться с некоторыми другими. Также для неё допустимо отсутствие организатора непосредственно на фестивале (т.к. вся координация осуществляется по телефону).

Следует заметить, что хотя по смыслу должности завхоза и координатора транспорта мог бы выполнять один человек, на практике нагрузка на него будет (в отдельные промежутки времени) недопустимо высокой, что лишает саму задумку смысла.

Редактор базы данных по конкурсным работам - для показа конкурсных работ, голосования и подведения итогов, очень важно, чтобы база данных, содержащая информацию по работам (файлы, порядок их показа, авторы и пр.), постоянно поддерживалась в актуальном состоянии. Поскольку по ряду конкурсов работы принимаются не только до фестиваля, но и во время него (в том числе, это касается real-time конкурсов), эта работа не может быть проведена разово. Она происходит постоянно и зачастую требует оперативности (в тех ситуациях, когда между окончанием конкурса и началом его показа всего лишь 0.5-1 час). Работа очень ответственная, но достаточно нудная, требует точности и внимательности. В 2004-2005 году, когда все работы предварительно оцифровывались (что требовало дополнительного времени и дополнительных соответствий файлов) этим занимались два человека. Во все остальные годы даже одного человека для этой должности не находилось (базу редактировали несколько человек, в свободное от других задач время), что приводило к задержкам конкурсов и ошибкам в процессе их показа.

Видеомонтаж - во время проведения фестиваля организаторами и посетителями снимается довольно много видео, которое позднее выкладывается на Youtube, Yandex.Видео и т.п. Обычно всё это происходит уже после завершения фестиваля, причём обычно через неделю-две, а то и месяц. Естественно, фестиваль бы много выиграл, если готовить и показывать небольшие ролики освещающие те или иные происходящие события - что-то вроде дневника фестиваля. До сих пор такие попытки носили довольно спонтанный характер и были редки, в силу отсутствия отдельного человека, этим занимающегося. От него требуется: скачивание с приносимых камер и носителей видеоматериала, его просмотр и монтаж роликов на согласованную с пресс-центром тему. Преобразование в нужные форматы, с необходимым качеством. Закачка результатов на видеохостинги и выдача их организаторам, занимающимся показом. Наиболее важными является оперативность и количество выпусков.

Координатор службы безопасности - постановка задач сотрудникам СБ, постоянный контроль их выполнения (чтобы все оговоренные зоны фестиваля контролировались, а правила допуска людей в эти зоны строго выполнялись). Кроме того, координатор является промежуточным звеном между непосредственно СБ и организаторами. Именно он (а не отдельные случайные организаторы) должен отвечать на возникающие у СБ вопросы и пояснять, как они должны действовать в конкретных ситуациях. Важно, что этот человек должен быть не из числа сотрудников СБ, а из числа организаторов фестиваля - т.е. понимать его специфику.

По опыту тех лет, когда такой координатор был, в сферу его ответственности имеет смысл также включить контроль входа и продажу билетов (на фестивале).

Ведущий - объявления в микрофон о различных событиях, конкурсах, семинарах. Проведение церемонии награждения. Заполнение пауз, общение с залом. В первую очередь требуется хорошая дикция, умение выступать со сцены и обращаться с микрофоном. Необходимо знакомство с тематикой фестиваля (т.е. желательно, чтобы человек был IT'шником).

Реклама фестиваля - задача данного организатора заключается в распространении информации о фестивале на тематических форумах, группах, каналах, сообществах. Необходимо составить список ресурсов, посещаемых людьми, которые могли бы стать участниками конкурсов, выставки, других мероприятий фестиваля. Затем на этих ресурсах должна публиковаться информация о фестивале, но не в виде спама по шаблону, а индивидуально в каждом из случаев. На форуме по электронике акцент должен делаться на выставке и Real-time Hardware Hack конкурсе, в сообществе посвященном сетевой безопасности - на HackQuest'e, и т.п. Соответственно, дело не должно ограничиваться одним сообщением - реакцию на него необходимо отслеживать и отвечать на возникающие вопросы. Ссылки на все такие публикации необходимо передавать главным организаторам, для проверки и возможной корректировке будущих публикаций.

Следует подчеркнуть, что целью является не повышение общего числа посетителей, а именно поиск людей, которые были бы интересны для содержательной части фестиваля.

Вторая задача - индивидуальная работа с теми людьми, которые уже высказали в том или ином виде желание участвовать в фестивале. Периодически необходимо с ними связываться и напоминать - узнавать о том, не изменились ли их планы.

Служба поддержки посетителей - несколько человек, которые всё время находятся в зале и которым посетители могут задавать вопросы или просить о помощи (не работает Интернет, не знаю как проголосовать, где найти розетку 220 в, а что вообще тут происходит и т.д). Они должны быть одеты так, чтобы ассоциироваться с организаторами, но при этом отличаться от них (к примеру, футболки цвета организаторов, с изображением вопросительного знака).

Опубликовано: Пётр Соболев