Продолжаю публиковать свои заметки об организации CC...

За годы проведения фестивалей ENLiGHT (1995-1997) и Chaos Constructions (1999-2009), постепенно, к 2005-2006 году, сложились устойчивые принципы и подходы к организации и управлению, подходящие именно для наших условий.

Определили эти принципы, в основном, следующие факты:

• Фестиваль некоммерческий (вырученные средства идут на компенсацию расходов прошедшего фестиваля) - нет возможности материально стимулировать организаторов (за редкими исключениями, которые не сыграли значимой роли) - все средства идут на аренду помещений и оборудования, охрану.
• Фестиваль объединяет, в первую очередь, людей интересующихся информационными технологиями, организаторы по основному роду деятельности также работают в ИТ.
• Фестиваль является неформальным мероприятием - по духу, стилю, атмосфере и условиям проведения
• От большинства организаторов он требует лишь нескольких дней в году, но при этом с полной самоотдачей.
• Фестиваль объединяет несколько тематик. Как правило, отдельно взятый организатор интересуется лишь одной или двумя.
• Фестиваль является (2009 год) единственным крупным мероприятием такого рода в России/Союзе/СНГ (до 1000 посетителей и участников).

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА

Из довольно большого числа организаторов и помощников (около 50 человек), можно выделить три уровня вовлеченности людей в организационный процесс.

Первый уровень - три главных организатора (Oldayn, Frog, Random). Их ключевая особенность в том, что каждый в любой момент времени примерно представляет себе общую ситуацию, основные проблемы, задачи и пути их решения, обладая для этого необходимым минимумом знаний по всем темам фестиваля.
Если обратиться к истории, то с 1995 такими людьми также были Slash и StarGuest. Люди этого типа, которым при этом интересно проводить подобные мероприятия - большая редкость, а их незаменимость - одна из серьезных проблем в организации, т.к. для фестиваля масштаба 2006-2009 гг. число 3 является минимально необходимым с точки зрения управляемости происходящего.
Помимо общей координации, каждый из трёх главных организаторов курирует 2-3 конкретных направления, в которых он разбирается и которые ему интересны.

Второй уровень - организаторы по направлениям (здесь имеются ввиду как тематики фестиваля, так и важные организационные направления). Среди них можно выделить следующие:

• Показ (все что касается демонстрации на большом экране конкурсных работ, видеороликов, подготовки и обновлению базы данных по появляющимся работам и т.д.)
• Демосцена / Демозона (часть зала, выделенная под демонстрацию демо и общения демосценеров)
• Выставка (исторические компьютеры и часть игровой зоны)
• Электроника (самодельные устройства и Real-time Hardware Hack)
• Игровая зона (старые и новые игровые приставки и компьютеры с играми)
• Сети и хак / Хакзона (Сетевая безопасность и конкурс HackQuest)
• Контроль на входе (продажа билетов, проверка штрихкодов посетителей и оборудования)
• Инфодеск (ответы на вопросы посетителей, прием работ участников на фестивале, и т.п.)
• Пресс-центр (освещение происходящего на сайте фестиваля)
• Администрирование сети (прокладка СКС и обеспечение LAN и WAN для оргзоны и посетителей)
• Real-time PC конкурсы (подготовка ПО и проведение Real-time PC Graphics и Coding)
• ZX Spectrum (все, что касается конкурсов на ZX Spectrum)
• Семинары (видеосъемка семинаров, встреча докладчиков, отслеживание начала и окончания семинаров)

По некоторым направлениям не было единоличных координаторов (в силу отсутствия желающих, которые были бы в состоянии этим заниматься) и тогда вопросы решались либо коллегиально (качество решений в этом случае обычно низкое), либо главным организатором, курировавшим данное направление.

Третий уровень - большая часть организаторов (на фестивале это порядка 20 человек), часть из которых занимается конкретным направлением, часть - "универсалы", решающие различные вопросы по мере их возникновения).

Есть и четвёртый уровень. Это люди, которые, не являясь организаторами, помогали в различных вопросах - в том числе и в течении всего фестиваля. Иногда на следующем фестивале их можно увидеть уже в роли организаторов.

Внутри каждого направления существует своя специфика, из-за чего организация работ между некоторыми направлениями отличается очень сильно.

К примеру, одним из наиболее важных и проблемных направлений является организация локальной сети, её администрирование, обеспечение доступа в Интернет и к внутренним сетевым ресурсам. В 2004-2005 гг., когда сетевой тематики не было, нагрузка на сеть была невелика. Основной проблемой было распространённое среди сисадминов понимание задач не как обеспечения доступа в Интернет и к ресурсам сети, а в первую очередь как обеспечение безопасности от различных угроз (в т.ч. несуществующих). К 2006 году с этой проблемой справились но, в связи с появлением на фестивале сетевой тематики и усложнением сети, возникла другая - координация их действий. Эта проблема так и не была решена (до 2009 года включительно).

МОТИВАЦИЯ

Какова же мотивация организаторов, учитывая некоммерческую направленность фестиваля? Участвуя в организации фестиваля, люди получают возможность:

• Несколько дней и ночей общаться с коллегами, знакомыми и другими людьми с общими интересами
• Заниматься интересным и новым делом (сюда же можно отнести личностный рост).
• Ощутить, что работа которая делается, нужна и оценивается другими людьми, что от неё напрямую зависят успехи и неудачи всего фестиваля
• Поработать на практике с передовыми технологиями и методиками, которые редко используются в государственных и коммерческих структурах.
• Получить опыт в тех областях (необязательно IT), с которыми на работе или в жизни сталкиваться никогда не приходится.
• Расширить круг знакомств, в том числе увеличить шансы на получение в дальнейшем интересной работы
• Возможность организовать отдельное взятое направление так, как считаешь правильным (по сравнению с тем, как оно могло бы быть организовано без тебя)

С точки зрения управления, в отличии от условий работы менеджера в коммерческой или государственной организации, в наших условиях не работает материальное стимулирование (т.к. на зарплату людям нет денег) и никто не обязан подчиняться другому по должности.
Соответственно, все держится только на двух вещах - авторитете управляющего/координатора и интересе подчиненных к выполняемой работе.
Фактически, каждый организатор хочет делать только ту работу, которая ему интересна. Если давать людям такую возможность, то иногда они будут позволять требовать от них вещей, им совершенно неинтересных и даже неприятных. В каждом конкретном случае приходится искать баланс интересов конкретного человека и фестиваля в целом. Причем, вовсе не у всех IT'шников интересы лежат в IT'шной области.

Отдельно стоит упомянуть про немногочисленные ситуации, когда труд людей всё же оплачивается. Это касается тех областей, где сочетаются необходимость постоянного присутствия на рабочем месте и нехватка/отсутствие добровольцев.
В первую очередь это охрана, где добровольцы не могут быть использованы совсем (были попытки в 1996-2001 гг.), а также контроль-продажа билетов на входе, где ответственные добровольцы есть, но их недостаточно (мотивацией там, по-видимому, является общение с народом и между собой). Именно в случае с контролем-продажей билетов регулярно возникает неопределенность с тем, сколько платить, кому и планируется ли это делать вообще. Кроме того, в 2008-2009 году оплачивалась должность ответственного за звук (вместе с арендой оборудования).
Ощутимым препятствием для использования добровольцев вне главного зала фестиваля является их интерес к происходящему. Получается, что находясь на фестивале, они фактически его не видят (частично это решается посменной работой, выносным монитором для ретрансляции главного экрана). И наоборот - добровольцы, которым фестиваль неинтересен, работают, как правило, неэффективно.
Из года в год обсуждаются варианты найма специалистов в конкретных областях (ведущий, апдейт базы с конкурсными работами, оцифровка работ и др.). Однако дальше разговоров дело не заходит (единственное исключение - доработки PartyMeister в 2009 году). Основная причина - хороший специалист стоит очень дорого. Тем более, что недостаточно нанять его на 2 дня фестиваля - только на то, чтобы частично вникнуть в нашу специфику, необходимы как минимум пара недель. Другое препятствие заключается в том, что такой нанятный специалист будет "не в теме", т.к. независимо от качества работы, маловероятно, чтобы он варился годами в демосценерской, хакерской и т.п. тусовках, был знаком с ключевыми участниками фестиваля.

В завершение темы мотивации замечу, что, поскольку на каждом фестивале мы применяем какую-либо новую технологию, её нужно освоить (помимо простого любопытства, это объективно необходимо, чтобы частично компенсировать неэффективное управление и недостаток энтузиазма организаторов). Главным образом, это касается периода подготовки фестиваля - 2-4 месяца. И здесь очень заметна разница в поведении организаторов. Одни понимают это как шанс освоить новую технологию и получить новый опыт (и это является для них серьезной мотивацией). С каждым фестивалем они ощутимо повышают квалификацию в различных областях - за 2-4 дня работы люди получают опыт, который в обычных условиях приобретается многие месяцы. Другие же ищут в новой технологии недостатки, ссылаются на свою, якобы, неспособность разобраться, чтобы оправдать нежелание её использовать.

ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ ФАКТОР

Поскольку Chaos Constructions проводится бесплатными усилиями добровольцев, требуя при этом выполнения достаточно тяжелой и непростой работы, организаторами естественным образом становятся, в большинстве своём, весьма сложные, по характеру, люди. В результате, планирование носит достаточно условный характер и регулярно нарушается непредсказуемыми действиями то одних, то других организаторов. Исчезновения в неподходящие моменты (которые вызывают цепную реакцию различных нестыковок и отставаний от графика), резкие смены настроения, неожиданная смена интересов, различные психологические несовместимости (соответственно, невозможность совместно решать вопросы) - это вещи, которые приходится принимать как данность, постоянно подыскивая альтернативные варианты решения задач, перераспределения задач между имеющимися организаторами по ходу фестиваля и т.п.

Вопрос выполнения обязательства участвовать в организации ставится настолько жёстко, насколько это возможно в каждом конкретном случае. Для десятка ключевых организаторов оправданием отказа от участия меньше чем за 1-2 недели до начала фестиваля, могут быть только смерть или тяжёлая болезнь (без кавычек и смайликов). Т.е., если человек дал согласие, то начинает испытывать постоянное давление, что многим не нравится, хотя причины они понимают. Соответственно, из года в год нахождение на фестивале с температурой 38, уход с работы на фестиваль против воли начальника - никого особо не удивляют.

Доступность организаторов в дни подготовки и проведения оценивается заранее - проводится опрос и составляется список вида "Организатор - Даты(утро,день,вечер,ночь)". Дополнительные сложности создаёт необходимость ночных работ - завоз оборудования и подготовка начинается в четверг, и с этого момента, до понедельника, постоянно что-то происходит - ночью, так же как и днём, кипит работа. Перед каждой ночью согласовывается, кто именно остаётся обязательно - не менее двух человек, причем один формально является ответственным. Фактически, обычно остаются 3-5 человек. Основным препятствием здесь является, пожалуй, семейное положение части организаторов - жёны, как правило, категорически против таких вещей, даже если совершенно точно знают, что муж находится на фестивале.
Кроме того, ночные посиделки негативно влияют на качество принимаемых решений в последующие дни. Поэтому, как минимум для главных организаторов, желательны хотя бы несколько часов ежедневного сна в спокойной обстановке (сон на подиуме, завернутым в ковролин, таковой не считается). В прежние годы (2004, 2006), когда было много неотработанных методик и технологий, двое суток без сна, в принципе, считались нормой для ключевых организаторов. Сейчас такой необходимости, к счастью, уже не возникает.

Если во время работы кто-то из организаторов ведёт себя некорректно - не выполняет общепринятые правила поведения (скажем, замечен с банкой пива в оргзоне или продолжительное время ничего не делает), это очень быстро становится дурным примером, т.к. остальные прямо или косвенно начинают ссылаться на эти случаи, оправдывая своё поведение ими. В частности, если один из главных организаторов хотя бы временно ставит себя выше общих правил, это деморализующе действует на охрану, которой становится искренне непонятно, чем руководствоваться в своих действиях.
Для охраны, кроме того, есть и другие специфические проблемы. Когда длительное время не происходит никаких инцидентов, они теряют бдительность, перестают отслеживать ситуацию. Также, очень трудно добиться выполнения формальных правил, как то: "в оргзоне могут находиться только люди с браслетами организаторов". Несмотря на постоянные замечания, на деле охрана в первую очередь обращает внимание на то, кто кого привёл, помнят ли они человека по прошлому году, как относятся к данному человеку другие организаторы, а также на другие неформальные признаки.

КАДРЫ

Фестиваль постоянно испытывает недостаток в организаторах следующей направленности (перечислены в порядке убывания важности):

• Управление и координация действий других людей
• Специалисты с опытом в конкретных областях
• Ответственные и инициативные люди без опыта и глубоких знаний конкретных вопросов, но умеющие учиться

По-поводу управления нужно отметить, что прямой перенос опыта работы менеджера в коммерческой или государственной организации не всегда работает - для таких людей становится неожиданностью, что самого факта назначения координатором оказывается недостаточно, чтобы их указания выполнялись - совершенно необходимо тем или иным способом убеждать и мотивировать каждого подчиненного.
Фактически, люди становятся менеджерами после получения такого опыта на Chaos Constructions чаще, нежели наоборот.

Что касается специалистов, то примерно с 2004-2005 года основной проблемой стал сдвиг их приоритетов от участия в СС в сторону зарабатывания денег и обеспечения семей (т.е. мы начали конкурировать за них с организациями, при этом не имея возможности платить зарплату).
Тем не менее, сейчас можно наблюдать постепенный откат назад, т.к. людям уже достаточно денег и теперь они хотят заниматься интересными вещами, что далеко не каждая организация может обеспечить.

Что касается остальных людей, то обычно это те, кто каким-то образом проявляет себя на предыдущем фестивале и на следующем уже помогает в организации. Из-за упомянутых проблем с координаторами, инициатива и ответственность ценятся больше всего - такие люди сами находят поле для деятельности и не требуют постоянного контроля.

К сожалению, они почти никогда не предлагают свою помощь самостоятельно, и не откликаются на наши публичные просьбы помочь с организацией. Это происходит в силу того, что сами они не считают, что могли бы быть полезны фестивалю.

ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ

Подводя итог, можно перечислить наши основные организационные проблемы (есть и ряд других, но здесь мы говорим именно об организации) :

• Недостаток энтузиазма, в том числе и среди главных организаторов. Одной из причин является устоявшийся формат фестиваля - основные задачи и пути их решения известны и дальнейший прогресс упирается в объективные обстоятельства. Отсутствуют интересные "сверхзадачи". Потеря энтузиазма гораздо легче передается другим организаторам, чем его наличие.
• Общая нехватка организаторов из числа координаторов и специалистов (т.е. нет замены существующим, потерявшим энтузиазм).
• Низкий уровень прямых контактов между организаторами (многие нуждаются в "переводчике" в лице главного организатора, напрямую им общаться некомфортно).

Такова ситуация по состоянию на сентябрь 2009 года.